Posiadanie własnej firmy wiąże się z koniecznością rzetelnego prowadzenia rozmaitych ewidencji i rejestrów. Właściwie prowadzona księgowość oraz archiwizowanie dokumentów zgodnie z przepisami wpływają na bezpieczeństwo działalności oraz zapewniają spokój w razie kontroli. Jakie rodzaj dokumentacji i przez jak długi czas trzeba przechowywać, aby uniknąć problemów i sankcji?
Dokumentacja księgowa i podatkowa
Jedną z podstawowych kategorii dokumentów, które trzeba archiwizować, są wszelkie rozliczenia podatkowe i finansowe. Należą do nich faktury przychodowe i kosztowe, wyciągi bankowe, raporty kasowe, a także dokumenty potwierdzające dokonanie płatności. Zgodnie z polskimi przepisami okres przechowywania tych dokumentów wynosi co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dotyczy to zarówno osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i spółek czy innych organizacji. W praktyce oznacza to, że rozliczenia za 2025 rok można wyrzucić dopiero w roku 2031 (pod koniec).
Dokumentacja kadrowa i płacowa
Jeśli zatrudniasz pracowników, osoby odpowiedzialne za księgowość muszą pamiętać o przechowywaniu dokumentów dotyczących pracy personelu. Należą do nich umowy o pracę, listy płac, ewidencja czasu pracy, a także dokumentacja związana ze zwolnieniami lekarskimi czy urlopami. Okres przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych bywa dłuższy niż w przypadku materiałów stricte podatkowych. Według aktualnych przepisów powinny być one przechowywane przez 10 lat od ustania stosunku pracy, choć w przypadku starszych akt (zawartych przed 2019 rokiem) okres ten może wynosić nawet 50 lat.
Pozostałe dokumenty firmowe
W firmie korzysta się również z wielu innych dokumentów, które warto archiwizować przez określony czas. Mogą to być umowy z kontrahentami, polisy ubezpieczeniowe lub dokumenty związane z funkcjonowaniem firmy, np. statuty, pełnomocnictwa, zaświadczenia o wpisie do ewidencji. Wiele z nich nie ma jednoznacznie określonego terminu przechowywania w przepisach, ale ich posiadanie w formie archiwum pomaga zabezpieczyć się na wypadek ewentualnych roszczeń czy konfliktów. W praktyce najlepiej jest przechowywać je co najmniej przez 5 lat.
W jakich warunkach należy przechowywać dokumentację?
Dokumenty, zwłaszcza te związane z finansami i kadrami, powinny być przechowywane w sposób zapewniający im ochronę przed zniszczeniem, kradzieżą oraz niepowołanym dostępem. Przedsiębiorcy często decydują się na zakup specjalnych szaf do archiwizacji, wyposażonych w regały przystosowane do przechowywania papierowych teczek. Dla większego bezpieczeństwa część firm decyduje się na usługi archiwizacyjne świadczone przez zewnętrznych dostawców. Coraz popularniejszym rozwiązaniem staje się też przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, co znacznie ułatwia segregowanie i wyszukiwanie plików, a także usprawnia pracę działu odpowiedzialnego za księgowość.
Elektroniczne przechowywanie dokumentów znacznie redukuje zużycie papieru i ułatwia porządkowanie. Dzięki nowoczesnym systemom można bez trudu przypisać pliki do konkretnych folderów, a następnie błyskawicznie je odnaleźć w razie kontroli. Wybierając narzędzia do digitalizacji, warto zwrócić uwagę na kwestie bezpieczeństwa danych, aby żadne niepowołane osoby nie uzyskały dostępu do istotnych informacji, szczególnie tych dotyczących obszaru księgowości i kadr.
