KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też podział dostępów między firmą a biurem rachunkowym. Sprawdź, jakie uprawnienia faktycznie są potrzebne i czego lepiej nie oddawać z rąk.
KSeF dla wielu firm oznacza nie tylko nowy sposób wystawiania faktur, ale też nowy podział odpowiedzialności. Gdy firmę obsługuje biuro rachunkowe w Warszawie, warto od razu ustalić, jaki zakres dostępu faktycznie jest potrzebny. Zbyt wąskie uprawnienia utrudnią pracę, a zbyt szerokie mogą dać biuru wpływ na obszary, które lepiej zostawić po swojej stronie. W KSeF podatnik po uwierzytelnieniu dostaje pełny zakres uprawnień właścicielskich, a potem sam decyduje, komu i w jakim zakresie przekaże dostęp.
Od jakiego zakresu zacząć?
Najbezpieczniej zacząć od uprawnień potrzebnych do codziennej obsługi faktur. Chodzi głównie o możliwość wystawiania faktur w imieniu podatnika, pobierania i przeglądania dokumentów z systemu oraz obsługi technicznej obiegu faktur. Taki pakiet zwykle wystarcza, gdy biuro rachunkowe w Warszawie ma prowadzić księgowość i pilnować dokumentów, ale nie ma przejmować pełnej kontroli nad kontem przedsiębiorcy. W praktyce podatnik może upoważnić całe biuro albo konkretną osobę fizyczną, na przykład wybranego pracownika biura.
Czy lepiej nadać dostęp konkretnej osobie czy całemu biuru?
To zależy od modelu współpracy. KSeF dopuszcza dwa rozwiązania. Można wskazać cały podmiot, czyli biuro rachunkowe, wtedy faktury mogą wystawiać osoby działające w imieniu tego biura. Można też nadać uprawnienia bezpośrednio konkretnej osobie, nawet jeśli nie pracuje ona w firmie podatnika. Dla części przedsiębiorców wygodniejsze będzie wskazanie całego biura, bo nie trzeba potem wracać do ustawień przy każdej zmianie zastępstwa. Z drugiej strony, gdy sprawami zajmuje się jedna księgowa, rozsądniej nadać dostęp właśnie jej. Taki model zapewnia większą kontrolę, gdy firmę obsługuje biuro rachunkowe w Warszawie z wyznaczonym opiekunem.
Jakich dostępów lepiej nie przekazywać?
Najwięcej ostrożności warto zachować przy uprawnieniach do zarządzania dalszymi dostępami. Biuru można przyznać także możliwość zarządzania uprawnieniami, ale tylko w zakresie wyraźnie określonym przez podatnika. Nie warto traktować takiego dostępu jako ustawienia domyślnego. Jeśli nie ma wyraźnej potrzeby, lepiej zostawić sobie pełną kontrolę nad tym, kto wchodzi do systemu i jakie role dostaje. To właściciel firmy powinien zachować konto z pełnymi prawami, a biuro rachunkowe w Warszawie powinno dostać tylko taki zakres, jaki jest potrzebny do bieżącej obsługi.
Warto pamiętać, że KSeF nie przenosi odpowiedzialności za treść faktury. To bardzo ważny punkt, o którym łatwo zapomnieć. Nawet gdy biuro ma szeroki dostęp techniczny do KSeF, nie przejmuje odpowiedzialności za to, czy transakcja faktycznie miała miejsce i czy dane na fakturze są prawidłowe. Biuro może przygotować dokument, ale podatnik nadal odpowiada za stronę merytoryczną. Z tego powodu warto ustalić prostą procedurę akceptacji faktur sprzedażowych i kosztowych przed wysyłką albo przed zaksięgowaniem. Dzięki temu właściciel firmy ma realny nadzór nad dokumentami.
Warto podejść do uprawnień w KSeF jak do narzędzia roboczego. Im precyzyjniej opiszesz role na początku współpracy, tym mniej nieporozumień pojawi się później. Na koniec warto przyjąć prostą zasadę. W KSeF zostawiasz u siebie pełne prawa właścicielskie, a biuru nadajesz tylko taki dostęp, jaki jest faktycznie potrzebny.
