Początek przyszłego roku to ostatni moment na sprawdzenie, czy nasza firma jest realnie gotowa na KSeF 2.0 i nowy sposób uwierzytelniania faktur. Od 1 listopada 2025 r. działa już Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), a od lutego 2026 r. certyfikat KSeF stanie się jednym z podstawowych narzędzi logowania do systemu, szczególnie w trybach offline i awaryjnym. Dlatego właśnie w styczniu warto spokojnie omówić cały plan działania z biurem rachunkowym.
Nowy Moduł Certyfikatów i Uprawnień – jakie sprawy należy omówić z biurem rachunkowym?
MCU, udostępniony 1 listopada 2025 r., służy do nadawania uprawnień użytkownikom KSeF oraz do składania wniosków o certyfikaty KSeF. Na przełomie roku będzie funkcjonować jako rozwiązanie przejściowe, dzięki któremu firma może przygotować się do oficjalnego startu KSeF 2.0. W styczniu warto wspólnie z księgowym przejrzeć dotychczas nadane uprawnienia i ocenić, czy odzwierciedlają one faktyczny podział zadań w firmie.
Trzeba ustalić, kto powinien mieć uprawnienia właścicielskie, a kto wyłącznie operacyjne, związane np. z wystawianiem faktur. Ważne jest też rozróżnienie między osobami, które tylko wprowadzają dokumenty do systemu, a osobami odpowiedzialnymi za całość procesu rozliczeń. MCU stanie się podstawą do późniejszego zarządzania certyfikatami, więc błędy popełnione na tym etapie mogą utrudnić pracę po lutym 2026 r.
Jak uzyskać certyfikat KSeF i kto może o niego wnioskować?
Do końca stycznia 2026 r. wnioski o wydanie certyfikatu KSeF składa się właśnie za pośrednictwem MCU. Podatnik lub osoba uprawniona musi uwierzytelnić się w systemie, korzystając z podpisu zaufanego, podpisu kwalifikowanego albo kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Od lutego 2026 r. podobna funkcjonalność pojawi się w API KSeF 2.0 oraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a wcześniej nadane uprawnienia zostaną przeniesione.
Biuro rachunkowe, z usług którego korzysta dana firma może wskazać, czy uwierzytelnienie powinien przeprowadzić właściciel, członek zarządu, czy np. pełnomocnik wskazany w ZAW-FA. Bezpośrednio o certyfikat będą mogły wystąpić osoby fizyczne zgłoszone w tym formularzu, osoby z uprawnieniami właścicielskimi oraz podatnicy niebędący osobą fizyczną, którzy uwierzytelniają się w KSeF przy użyciu pieczęci kwalifikowanej.
Certyfikat KSeF a token – ważne terminy i decyzje
Od 1 lutego 2026 r. certyfikat KSeF zacznie zastępować używane dotąd tokeny. Do końca 2026 r. logowanie przy użyciu tokena nadal będzie dostępne, jednak wybór tej metody uniemożliwi wygenerowanie certyfikatu. Podatnik, który pozostanie przy tokenie, nie będzie mógł jednocześnie używać certyfikatu i nie skorzysta z trybu offline. Od 1 stycznia 2027 r. jedynym rozwiązaniem w systemie mają być już wyłącznie certyfikaty.
Decyzję, czy przejść na certyfikat jak najszybciej, czy korzystać z okresu przejściowego, warto skonsultować ze swoim biurem rachunkowym. Token zawiera w sobie deklarowane uprawnienia podatnika, natomiast certyfikat ma pełnić rolę wyłącznie środka uwierzytelnienia, zbliżonego funkcją do podpisu kwalifikowanego.
Zarządzanie certyfikatami w firmie – procedury i odpowiedzialność
Na początku roku warto też ustalić z biurem rachunkowym, jak w praktyce firma będzie zarządzać certyfikatami. Spółka, która uwierzytelni się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną przypisaną do swojego NIP, może uzyskać kilka certyfikatów wystawionych na własne dane. Następnie może je pobrać i przekazać pracownikom. W takim modelu, gdy pracownik wystawia fakturę, w systemie widoczne są dane spółki, a nie konkretnej osoby.
Możliwy jest także model, w którym certyfikaty są wydawane bezpośrednio na pracowników. Wtedy w KSeF pojawiają się dane osoby fizycznej działającej w imieniu spółki. Jeżeli firmę obsługuje zewnętrzne biuro rachunkowe, trzeba jasno ustalić zasady udostępniania certyfikatów, sposób ich przechowywania, zakres odpowiedzialności oraz procedury na wypadek utraty dostępu do nośnika z certyfikatem. Odpowiedzialność za prawidłowe korzystanie z nich spoczywa na organizacji, a nie na konkretnym użytkowniku systemu.
Zachęcamy do skorzystania z usług Sygnum – biura rachunkowego w Warszawie!
